1. Inleiding
For the People B.V., ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 24386209 en gevestigd te 3062 MA te Rotterdam, op het adres Max Euwelaan 80, hierna te noemen “For the People”, hecht grote waarde aan zorgvuldige en veilige omgang met privacygevoelige informatie van haar websitebezoekers, kandidaten, werknemers en zelfstandigen. For the People heeft daarom dit privacy statement opgesteld. For the People behandelt en beveiligt de aan haar toevertrouwde persoonlijke informatie uiterst zorgvuldig. Met dit privacy statement geeft For the People u inzicht hoe For the People in voorkomende situaties conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met uw persoonsgegevens omgaat.
2. Voor welke rechtspersonen geldt dit reglement?
Dit reglement is van toepassing op For the People en haar zustervennootschappen For the People HR B.V., ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 55833764 en For the People Vakwerk B.V., ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 55833845, alle vennootschappen gevestigd te 3062 MA te Rotterdam, op het adres Max Euwelaan 80 (ieder afzonderlijk en tezamen te noemen: het “Concern”). Iedere vennootschap is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en heeft daarmee zeggenschap over de verwerking van de persoonsgegevens die ieder van hen verkrijgt en stelt het doel en de middelen voor de verwerking vast.
Het Concern maakt gebruik van externe dienstverleners (“Derden”) om bepaalde diensten voor haar uit te voeren. Het Concern blijft in deze situaties verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door deze Derden. Met deze Derden maakt het Concern contractuele afspraken over de wijze waarop met uw persoonsgegevens wordt omgegaan, zodat uw persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor de door u toegestane verwerkingen.
3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij? Grondslag
Dit reglement is van toepassing op zowel de persoonsgegevens die het Concern over uw bezoek aan een door het Concern geëxploiteerde website (“Website”) verzamelt als die persoonsgegevens die u via onze service portals, offerteaanvragen of contact e-mails met ons deelt. Wij kunnen u daarnaast om uw persoonsgegevens vragen wanneer u informatie bij ons aanvraagt, een reactie bij ons achterlaat of melding maakt van een probleem met betrekking tot een Website. Zonder uw toestemming verzamelen wij geen persoonsgegevens van u.
In onderstaande lijst ziet u welke persoonsgegevens wij over u verzamelen en verwerken, de doeleinden waarvoor wij de betreffende persoonsgegevens verzamelen en verwerken (artikel 4), de bewaartermijn van de betreffende persoonsgegevens (artikel 5) en op welke grondslag wij de verwerking van uw persoonsgegevens baseren (dit artikel 3 verderop).
Voor-en achterna(a)m(en)
- Doeleinde: A t/m L – Bewaartermijn: B,C – Grondslag: A t/m C
Geboortedatum en leeftijd
- Doeleinde: A t/m L – Bewaartermijn: B, C – Grondslag: A t/m C
Geboorteplaats
- Doeleinde: A t/m L – Bewaartermijn: B, C – Grondslag: A t/m C
E-mailadres
- Doeleinde: A t/m L – Bewaartermijn: B – Grondslag: A t/m C
Woon- en/of postadres
- Doeleinde: A t/m L – Bewaartermijn: B, C – Grondslag: A t/m C
Geslacht
- Doeleinde: A t/m L – Bewaartermijn: B – Grondslag: A t/m C
Werkverleden
- Doeleinde: A t/m L – Bewaartermijn: B – Grondslag: A t/m C
Bewijs van schoolgaandheid
- Doeleinde: A t/m L – Bewaartermijn: B – Grondslag: A t/m C
Burgerlijke staat
- Doeleinde: A t/m L – Bewaartermijn: B, C – Grondslag: A t/m C
Gegevens die van belang (kunnen zijn) in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van een kandidaat (bijvoorbeeld referenties, getuigschriften, testresultaten)
- Doeleinde: A t/m L – Bewaartermijn: A, B – Grondslag: A t/m C
BSN-nummer
- Doeleinde: E, K en L – Bewaartermijn: B, C – Grondslag: A t/m C
Gegevens over salaris
- Doeleinde: E, K en L – Bewaartermijn: B, C – Grondslag: A t/m C
Kopie van uw identiteitsbewijs
- Doeleinde: E, K en L – Bewaartermijn: B, C – Grondslag: A t/m C
Kopie van uw verblijfsdocument
- Doeleinde: E, K en L – Bewaartermijn: B, C – Grondslag: A t/m C
Gegevens in het kader van een pre-employment screening
- Doeleinde: A t/m L – Bewaartermijn: B, C – Grondslag: A t/m C
Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris-, verzuim- en pensioenregistratie
- Doeleinde: A t/m L – Bewaartermijn: B – Grondslag: A t/m C
Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de als dan geldende wet- en regelgeving
- Doeleinde: A t/m L – Bewaartermijn: B, C – Grondslag: A t/m C, F
Persoonsgegevens kunnen zowel elektronisch als op papier worden opgeslagen.
Bijzonder persoonsgegevens, zoals gegevens omtrent ras, geloof, politieke voorkeur, lidmaatschap van vakbonden of religieuze organisaties, fysieke of mentale gezondheid, seksuele voorkeur of de aanwezigheid en/ of inhoud van een strafblad, worden niet door het Concern verzamelt/ verwerkt. Wij adviseren u uitdrukkelijk zulke informatie niet aan ons ter beschikking te stellen dan wel met ons te delen, met uitzondering van gegevens omtrent uw fysieke of mentale gezondheid, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van werk of een specifiek project dat u verricht of waar u voor in aanmerking wenst te komen.
Wij verwerken/verzamelen uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:
A. het Concern heeft toestemming gekregen voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
B. de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op verzoek van u vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
C. de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op het Concern rust;
D. de verwerking is noodzakelijk om uw of andermans vitale belangen te beschermen;
E. de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan het Concern is opgedragen;
F. de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van het Concern of van een derde, behalve wanneer uw belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden die tot bescherming van uw persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen.
4. Gebruik van uw persoonsgegevens
Het Concern richt zich op de dienstverlening als payroll bedrijf. Wij verlenen hiervoor verschillende diensten, waaronder diensten op het gebied van payroll, salarisadministratie, personeelsmanagement, persoonlijke ontwikkeling en persoonlijke inzetbaarheid. Het Concern verzamelt/verwerkt de door u verstrekte persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
A. het inschrijven bij het Concern;
B. het aangaan van arbeids- of plaatsingsovereenkomsten dan wel zodanige andere overeenkomsten voor diensten die het Concern verricht en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
C. het verwerken en registreren van gewerkte uren in het uren- of salarisportaal van het Concern;
D. het deelnemen aan acties;
E. contact opnemen met het Concern;
F. het verzenden van nieuwsbrieven van het Concern of gewenste andere informatie verstrekt door het Concern;
G. het verkrijgen van managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
H. het aanvragen van subsidies, premiekortingen en dergelijke;
I. het naleven van wettelijke regelingen (waaronder begrepen, maar niet beperkt tot, arbeids-, fiscale- en sociale wetgeving);
J. het meten/monitoren van klantvriendelijkheid en/of – tevredenheid;
K. het meten/monitoren van uw gebruik van onze Website.
Als u enkel onze Website bezoekt, verzamelen wij, behoudens uw IP-adres, geen persoonsgegevens waarmee uw identiteit kan worden vastgesteld; wij verzamelen echter wel gegevens door middel van cookies en/of verkeersgegevens die gebruikmaken van IP-adressen of andere numerieke identificatiemiddelen om te analyseren op welke wijze u gebruik maakt van de website. Voor verdere informatie omtrent cookies wordt verwezen naar ons cookiebeleid.
5. Bewaartermijnen
Het Concern bewaart verzamelde persoonsgegevens voor:
A. een periode van zes (6) maanden; of
B. een periode van zeven (7) jaar; of
C. voor de duur van een wettelijke termijn indien deze wettelijke termijn langer dan zeven (7) jaar is.
Met inachtneming van het bepaalde in artikel 6 verwijdert het Concern op uw eigen verzoek bepaalde of al uw persoonsgegevens, tenzij het Concern op grond van geldende wet- en regelgeving de betreffende persoonsgegevens dient te bewaren. Voor het indienen van verwijderingsverzoeken wordt verwezen naar het bepaalde in artikel 6.
6. Uw rechten. procedure, kosten
Wij hechten er waarde aan dat u makkelijk gebruik kunt maken van uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u gebruik wenst te maken van een van de u toekomende en hieronder benoemde rechten kunt u een verzoek per mail (privacy@forthepeople.nl) of per post (Max Euwelaan 80, 3062 MA Rotterdam) indienen. Uw verzoek wordt dan zo spoedig mogelijk behandeld. Bij het indienen van een dergelijk verzoek dient u, indien mogelijk, aan te geven om welke gegevens het gaat, voor welke doeleinden de verwerking plaatsvindt en van welke bron de gegevens afkomstig. Het Concern zal in beginsel binnen een (1) maand na indiening beslissen over uw verzoek. Het Concern is verplicht uw identiteit te controleren voordat aan uw verzoek kan worden voldaan. Voor het behandelen van een verzoek brengt het Concern u in beginsel geen kosten in rekening, tenzij uw verzoeken buitensporig zijn, kennelijk ongegrond of indien u bij het recht op inzage om bijkomende kopieën verzoekt. Het Concern houdt zich alsdan het recht voor om de met de behandeling van uw verzoeken gemoeide kosten bij u in rekening te brengen.
Uw rechten zijn de volgende:
A. Het recht op dataportabiliteit. U kunt de door het Concern van u verzamelde persoonsgegevens bij het Concern opvragen zodat u deze persoonsgegevens makkelijk aan een andere partij kunt doorgeven.
B. Het recht op vergetelheid. U kunt het Concern vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen/wissen. Dit recht heeft u in de volgende gevallen: i) het Concern heeft uw persoonsgegevens niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor het Concern ze heeft verzameld of waarvoor het Concern ze verwerkt, ii) u trekt uw eerder gegeven toestemming voor het gebruik van uw gegevens in, iii) u maakt bezwaar tegen de verwerking (op grond van huidige wet- en regelgeving geldt er een absoluut recht van bezwaar tegen direct marketing en een relatief recht van bezwaar als uw rechten zwaarder wegen dan het belang van het Concern om de persoonsgegevens te verwerken), iv) bij onrechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens door het Concern. v) bij het verstrijken van een wettelijk bepaalde bewaartermijn, vi) u bent jonger dan zestien (16) jaar en uw persoonsgegevens zijn via een app of website verzameld.
C. Het recht op inzage. U heeft het recht om de van u verwerkte persoonsgegevens in te zien.
D. Het recht op rectificatie en aanvulling. U heeft het recht om de van u door het Concern verwerkte persoonsgegevens te wijzigen. Indien het Concern gebruik maakt van een eigen online portal, dan kan het Concern de gegevens op uw verzoek rectificeren dan wel aanvullen.
E. Het recht op beperking van de verwerking. Onder omstandigheden heeft u recht dat het Concern uw persoonsgegevens beperkt gebruikt. Dit recht geldt in situaties die voldoen aan een van de volgende criteria: i) de gegevens zijn mogelijk onjuist, ii), de verwerking is onrechtmatig, iii) de gegevens zijn niet meer nodig of iv) u maakt bezwaar tegen het verwerken van uw persoonsgegevens
F. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Indien het Concern een besluit genomen heeft op basis van automatisch verwerkte persoonsgegevens waar voor u consequenties aan zitten, dan kunt u het Concern vragen een nieuw besluit te nemen waarbij een mens de gegevens heeft beoordeeld
G. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking. Mocht het Concern persoonsgegevens verwerken op grond van een taak van algemeen belang of op grond van een gerechtvaardigd belang, dan heeft u altijd het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u bezwaar maakt tegen het verwerken van uw persoonsgegevens dan zal het Concern stoppen met het verwerken van deze gegevens, tenzij het Concern dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of die verwerkingen te maken hebben met een rechtsvordering.
7. Beveiliging
Het Concern doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Indien en voor zover persoonsgegevens worden verstrekt aan Derden die namens het Concern haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is het Concern met de betreffende Derden overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.
8. Vragen, opmerkingen? Klachten of (vermoeden) datalek?
Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door het Concern, dan kunt u schriftelijk of per e-mail contact met ons opnemen via privacy@forthepeople.nl of per post (Max Euwelaan 80, 3062 MA Rotterdam). U kunt het Concern ook telefonisch bereiken via: 010 – 789 10 98.